Lees meer
Lees meer
Lees meer
Lees meer
Deze bedrijven gingen je voor
Riza Growers
Van versnipperde kennis naar één centrale basis voor sales, service en marketing.
De uitdaging: Versnipperde info en geen overzicht
Riza Growers werkte met informatie die overal verspreid stond: offertes op verschillende plekken, klantnotities op persoonlijke laptops en veel kennis die alleen in hoofden van collega's leefde.
Klachten werden niet centraal vastgelegd en marketing kreeg regelmatig onvolledige gegevens vanuit sales. Dat zorgde voor onduidelijkheid, dubbel werk en foutgevoeligheid. Dit is herkenbaar voor veel kwekers in de sierteelt.
De oplossing
De oplossing: HubSpot als één centrale basis
We hebben HubSpot ingericht als het hart van alle commerciële processen. Offertes worden nu direct vanuit het systeem verstuurd met vaste templates, zodat alles professioneel en consistent blijft. HubSpot houdt automatisch bij welke offertes openstaan, welke weken aandacht vragen en wanneer opvolging nodig is. Zodra een offerte wordt omgezet naar een reservering, krijgt Sales Support automatisch een taak met alle relevante info. De overdracht verloopt nu strak en helder.
Ook klachten worden vanaf nu centraal geregistreerd, inclusief automatische taken om afhandeling te controleren. Managers zien in dashboards welke problemen vaker terugkomen, waardoor structurele verbeteringen makkelijker door te voeren zijn. Daarnaast zorgt actuele klantdata ervoor dat marketing gericht kan segmenteren. Campagnes worden vanuit HubSpot verstuurd en bij belangrijke kliks wordt automatisch een taak aangemaakt voor de verkoper. Zo sluiten marketing en sales naadloos op elkaar aan.
Het resultaat
Het resultaat: Meer structuur, minder werk en klaar voor groei
Met doorlopende optimalisatie groeit HubSpot mee met de ambities van de organisatie. Meer rust, minder handmatig werk en een schaalbare werkwijze die écht toekomstbestendig is.
Ontario Plants
Toen kennis nog in hoofden en mailboxen zat, in plaats van in het systeem.
De uitdaging: Kennis verspreid over mail en telefoon
Bij Ontario Plants was klantcommunicatie moeilijk terug te vinden voor collega's onderling. Wat er met een klant besproken was, zat verstopt in individuele mailboxen of was alleen bekend bij degene die het telefoontje had gevoerd.
Daarnaast verliep de communicatie naar klanten niet altijd eenduidig, omdat iedereen dit op zijn eigen manier invulde. Ook de verantwoordelijkheden per fase van het proces waren wel bekend bij collega's zelf, maar stonden nergens vastgelegd.
Zodra iemand afwezig was of het stokje moest overdragen, ontstond er onduidelijkheid. Herkenbaar voor veel kwekerijen en productiebedrijven waar processen historisch gegroeid zijn en nooit echt zijn vastgelegd.
De oplossing
De oplossing: HubSpot als centrale motor
Voor Ontario Plants is HubSpot ingericht als centraal systeem voor het volledige klantproces. Met proceslogica, maatwerksoftware en berichtentemplates zijn verantwoordelijkheden, communicatie en werkwijzen structureel geborgd. Een koppeling tussen Agriware (ERP) en HubSpot (CRM) zorgt ervoor dat gegevens automatisch worden uitgewisseld, waardoor dubbel werk en fouten worden voorkomen.
Samen met meer dan 20 collega’s uit verschillende teams zijn taken en verantwoordelijkheden vastgelegd in HubSpot. Hierdoor zijn klantcommunicatie en belangrijke documenten voor iedereen toegankelijk. Naast de technische implementatie lag de focus sterk op adoptie, zodat HubSpot daadwerkelijk dagelijks wordt gebruikt. Zo sluiten proces, techniek en gedrag binnen Ontario Plants naadloos op elkaar aan.
Voor Ontario Plants is HubSpot ingericht als centraal systeem voor het volledige klantproces. Daarachter hebben we proceslogica en maatwerksoftware gebouwd, zodat verantwoordelijkheden per fase niet langer los in hoofden van collega's zitten, maar structureel geborgd zijn in het systeem.
Voor de klantcommunicatie zijn berichtentemplates ontwikkeld, waardoor iedereen dezelfde, eenduidige boodschap naar klanten stuurt, ongeacht wie het contact voert. Ook is er een koppeling gebouwd tussen Agriware (ERP) en HubSpot (CRM), zodat gegevens niet langer dubbel ingevoerd of bijgehouden hoeven te worden. Zo is de basis gelegd voor een proces waarin niets meer afhankelijk is van het geheugen van één persoon, en waarin ERP en CRM elkaar automatisch aanvullen.
Minstens zo belangrijk was de adoptie binnen de organisatie: met meer dan 20 collega's uit verschillende teams zijn taken en verantwoordelijkheden expliciet in HubSpot gedocumenteerd. Daardoor zijn belangrijke documenten en alle klantcommunicatie voor iedereen vindbaar, ook als een collega niet direct betrokken was bij een eerder contactmoment.
Doordat Agriware en HubSpot op elkaar aansluiten, hoeft niemand meer dezelfde informatie op twee plekken te registreren, wat dubbel werk en foutgevoeligheid wegneemt. We hebben hierbij niet alleen de techniek gebouwd en geïmplementeerd, maar ook actief gestuurd op adoptie, zodat het systeem daadwerkelijk in de dagelijkse praktijk gebruikt wordt. Zo sluiten proces, techniek en gedrag van collega's naadloos op elkaar aan.
Het resultaat
Het resultaat
Daarnaast heeft het management nu inzicht in de pipeline en kan het gericht zien waar orders verloren gaan. Ook het proces zelf is inzichtelijk geworden: waar loopt het vast, en waar liggen kansen om te verbeteren, wat weer bijdraagt aan nog tevredener collega's.
Klanten profiteren van dezelfde heldere, consistente communicatie, ongeacht wie ze aan de lijn krijgen.
JustMade Bouw
Van Excel-lijstjes naar een salesproces dat meegroeit met het team.
De uitdaging: Excel en groeivraag
Bij JustMade werd het salesproces volledig in Excel beheerd. Dat werkte, totdat het team wilde doorgroeien.
Ze zochten meer overzicht, minder handwerk en een werkwijze die kon meegroeien.
De oplossing
De oplossing: Het proces scherp krijgen en automatiseren
Samen brachten we het volledige salesproces in kaart, van eerste lead tot afgerond project. Dat resulteerde in 14 fases. Niet om het ingewikkeld te maken, maar om een duidelijk beeld te creëren van hoe het proces echt loopt.
Per fase bepaalden we wat er moet gebeuren en wat het CRM automatisch kan overnemen. We richtten workflows in voor taken, opvolging en communicatie.
Zo begeleidt het CRM het proces en kan het team zich focussen op projecten, niet op lijstjes.
Het resultaat
Groenprojecten Madestein
Als je bedrijf groeit, groeien je processen niet altijd vanzelf mee.
De uitdaging: Geen grip op de pipeline
Groenprojecten Madestein groeide, maar het overzicht groeide niet mee. Offertes werden verstuurd zonder duidelijk zicht op de status ervan, waardoor kansen bleven liggen en opvolging vaak te laat kwam.
Ook voor onderhoud ontbrak inzicht: wanneer moest een klant precies weer gebeld worden? Daardoor bleef Madestein reactief in plaats van proactief, en liep waardevol vervolgwerk soms mis.
De drukte in het dagelijkse werk zorgde bovendien voor weinig vaste structuur, met wisselende communicatie en planning richting klanten tot gevolg. Herkenbaar voor veel bedrijven in de groenvoorziening, waar de handen vaak liever aan het werk gaan dan achter een scherm.
De oplossing
De oplossing: HubSpot als centrale basis
Voor Groenprojecten Madestein is HubSpot ingericht als centraal systeem, aangevuld met proceslogica en maatwerksoftware die aansluit op de dagelijkse werkwijze. Offertes worden direct in HubSpot opgesteld in de eigen huisstijl, waardoor ze professioneel en consistent zijn.
Dankzij de agendakoppeling worden afspraken, zoals locatiebezoeken, automatisch ingepland en komen sales en planning samen op één plek. Ook after sales is geïntegreerd: geautomatiseerde contactmomenten brengen de klanttevredenheid in kaart en helpen actief reviews te verzamelen, bijvoorbeeld op Google. Zo vormt HubSpot één doorlopend proces van eerste offerte en planning tot oplevering, feedback en een tevreden klant die zijn ervaring deelt.
Het resultaat
Het resultaat
Feedback van klanten, positief én negatief, komt gestructureerd binnen en wordt gebruikt om de dienstverlening continu te verbeteren. Zo is Madestein van reactief naar proactief gegaan, met meer grip op het proces en een duidelijkere klantbeleving.